Co to jest OCR? System OCR faktur – zalety, funkcje, skuteczność

Skrót OCR wywodzi się z angielskiego Invoice Optical Character Recognition, co w tłumaczeniu na język polski oznacza „optyczne rozpoznawanie znaków z faktury”. Nowoczesne narzędzie umożliwia odczytywanie tekstu, który zawarty jest na obrazie lub w zeskanowanym dokumencie.

Jak łatwo wyobrazić sobie OCR w codziennej praktyce? Funkcja odnajdywania znaków na obrazie, fotografii lub dokumencie dostępna jest na przykład w tłumaczu popularnej firmy technologicznej. Dzięki niej możliwe jest zrobienie zdjęcia etykiety w obcym języku, wówczas system skanuje zdjęcie i wyłania z niego tekst, a następnie tłumaczy na nasz język. OCR ma także zastosowanie w księgowości.

OCR faktur

Jak nietrudno się domyślić to narzędzie może znaczny sposób ułatwić pracę każdego księgowego. Dzięki automatycznemu skanowaniu obrazu w poszukiwaniu elementów zawierających tekst i przerzucaniu ich w wybranej czcionce możliwe jest wyseparowanie z graficznego pliku danych tekstowych.

Dzięki technologii przesłane w formie nieedytowalnego pliku faktury mogą być przekonwertowane w szybki sposób do tekstu. A to umożliwia jego edycję oraz zapis w wybranym formacie. Aby system dobrze przepisał dane z obrazu na tekst ważna jest jakość przesłanego obrazu. Im wyższa jakość tym bardziej dokładne „wyrzucenie” danych.

Algorytm a codzienność

Profesjonalne narzędzie OCR potrafi nie tylko wyrzucić dane tekstowe, ale i odpowiednio je posegregować. Dzięki algorytmowi, który rozróżnia tekst i numery oraz jego rodzaje, dane szczegółowe, jak numer NIP, numer faktury, zawarte kwoty netto i brutto są automatycznie segregowane a zczytana faktura trafia do systemu ERP.

System OCR umożliwia odczytywanie danych z jednej lub wielu stron, w języku polskim. Dlatego możliwe jest za jednym razem wczytywanie wielu dokumentów. Co istotne, za każdym razem po wysłaniu dokumentów do rejestru VAT mamy możliwość weryfikacji wygenerowanych danych. Dzięki temu możemy sprawdzić, czy algorytm odpowniednio zczytał liczby i tekst z dokumentów.

Dlaczego wykorzystać OCR w pracy?

Bezdyskusyjnym argumentem za korzystaniem z tego narzędzia jest oszczędność energii i czasu. Dzięki automatyzacji nie musimy ręcznie wpisywać każdych danych z faktur. Kiedy wykonujemy pracę z domu czy biura, nowoczesne narzędzie pomaga w uporządkowaniu dokumentacji i jest bardzo dokładne. Dane zczytywane elektronicznie zawierają nieraz mniej błędów niż ludzki efekt pracy. Ponadto elektroniczny obieg dokumentów księgowych powoduje zmniejszenie zużycia papieru, a co za tym idzie, nasze przedsiębiorstwo staje się bardziej ekologiczne.