Archiwizacja dokumentów kadrowych ile lat? W jak sposób należy przechowywać ważną dokumentację?

Dokumenty kadrowe zawierają informacje na temat zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie osób. Dotyczy to nie tylko pracowników obecnie zatrudnionych, ale również tych, którzy już nie pracują. Prawidłowe zabezpieczenie i przechowywanie takiej dokumentacji jest obowiązkiem każdego pracodawcy, a więc powinien on odpowiednio uregulować tę kwestię.

Archiwizacja dokumentów kadrowych – jak długo?

Dokumenty każdego pracownika powinny znaleźć się w odpowiednim miejscu. Jest to określone przepisami, dlatego należy postępować zgodnie z obowiązującymi zasadami. Czas, przez jaki trzeba zadbać o bezpieczeństwo takich dokumentów, wynosi 10 lat.

Oczywiście po upływie tego okresu także trzeba postępować zgodnie z przepisami, które regulują dalsze kroki postępowania z dokumentami. Warto dodać, że czas ten należy liczyć od roku kalendarzowego, kiedy stosunek pracy uległ rozwiązaniu.

Jeżeli chodzi o sposób przechowywania dokumentów, można wyróżnić tu formę tradycyjną, która staje się już mało popularna oraz cyfryzację dokumentów. Ta ostatnia metoda, czyli cyfryzacja dokumentów znacznie ułatwia przechowywanie ważnych informacji pod wieloma względami.

Dokumenty kadrowe, kto powinien się nimi zająć?

Dokumenty kadrowe w przypadku pracowników, którzy są cały czas zatrudnieni w danym miejscu, znajdują się w odpowiednim dziale firmy. W momencie, gdy pracownik zakończy pracę, muszą zostać one zarchiwizowane. Przedsiębiorca może zająć się tym samodzielnie lub zlecić to firmie zewnętrznej.

To, kto ostatecznie zajmie się archiwizowaniem dokumentacji, zależy przede wszystkim od jej ilości oraz tego, czy przedsiębiorca lub pracownik firmy będzie miał czas się tym zająć. Zlecenie tego zadania profesjonalnej firmie jest świetnym rozwiązaniem, jeżeli chcemy, aby wszystko zostało wykonane tak jak należy.

Zewnętrzna archiwizacja dokumentów

Brak miejsca w firmie lub niekompletna wiedza na temat archiwizowania dokumentacji to jeden z czynników, który powoduje, że coraz częściej korzystam z pomocy firm zewnętrznych. Dzięki temu można być spokojnym o wszelkie dokumenty, które nie są już potrzebne w firmie.

Bez względu na to, czy zdecydujemy się na archiwizację tradycyjną, czy cyfrową, warto rozważyć możliwość skorzystania z pomocy firm zewnętrznych, które mają w swojej ofercie szeroki wachlarz usług. Takie rozwiązanie staje się bardzo popularne, co pozwala na zaoszczędzenie nie tylko miejsca, ale również kosztów. Oczywiście firmy zewnętrzne także pobierają opłatę za wykonaną usługę, ale jest to bardziej opłacalne, niż samodzielna archiwizacja.